導入事例
テレワーク環境でのメンバーの業務把握と
精度の高い見積もりを実現し、安定的な利益を創出
エル・エス・アイ ジャパン株式会社様
導入前の課題を教えてください。
正確なコストの明確化
独立系企業でありながらシステム設計・ソフト開発・ハード開発・サポートまで一貫して対応できることが強みのエル・エス・アイ ジャパン株式会社。
技術力を評価頂く一方で、個別要件や仕様が積み重ねられた開発案件が多くなり、管理者の経験や類似の開発案件に基づいた見積もりの算出が年々困難になってきました。
設計・開発から評価までの業務工数を正確に管理/分析することで、コストを明確化し利益を確保することが喫緊の課題 となっていました。
働き方の変化によるコミュニケーション不足解消
2020年度は、コロナ禍による感染及び感染拡大防止を目的としたテレワーク、時短勤務、時差出勤等の各種対策を実施したことで、メンバー同士のコミュニケーションや業務把握がますます困難となりました。
そこで、工数や原価だけでなく、メンバが受け持つ仕事の状況や課題などの定性的な情報も共有できる仕組みの検討を開始しました。
なぜTimeTrackerを採用されたのですか?
テレワークに伴う働き方の急激な変化の中でも案件毎の業務把握と、進捗が容易に可視化でき、かつ、精度の高い工数を収集できるツールを選定ポイントとして、情報収集をしていました。
その中でもTimeTracker NXは下記の点が優れており、試行後すぐにメンバーへ受け入れられて、導入を決めました。
もともと、メンバーの工数集計・可視化は大変なので実施していませんでした。よって、工数の実績に基づいて、各メンバーの日々の稼働時間を把握し、忙しいメンバーをフォローする、ということは出来ていませんでした。
TimeTracker NXは、メンバーが工数を入力すれば自動で集計し、メンバー別・日別で表示してくれます。
我々は、上図のように、8.0h以下を青、10.0h以上を赤で表示するよう設定し、TimeTracker NXの「工数入力モニタ」を使うことにしました。これにより、働きすぎの人／あまり働けていない人といったメンバーの稼働状況がいつでも・すぐにわかるようになりました。
その結果、忙しいメンバーに対する声掛けができるようになりました。
アイテムの実績や連絡事項などの情報は、メールやコミュニケーションツールでメンバーと共有していました。その結果、時間が経った後に情報が探せなくなる、といったことが起きていました。
TimeTracker NXのアイテムプロパティはMarkdown形式で書くことができるので、段落や図表も用いて情報を整理・記録できます。また、URLはハイパーリンク形式になるので、対象をすぐに開けます。
例：製作工程で共有している情報
我々は、「アイテムの担当者は、アイテムに関する情報をアイテムプロパティに記載すること」というルールとし、記入する項目も定型化して、アイテムプロパティで情報共有することにしました。
アイテムに関する情報を知りたいメンバーは、アイテムプロパティを見ることで、必要な情報を得られるようになりました。その結果、「情報がどこかに行ってしまう、探せない」といった問題はなくなり、情報共有が楽に・正確になりました。
TimeTracker NXは、メンバーが工数を入力すると、アイテム別でコストを自動集計してくれます。
そこでまず、我々は、カスタムフィールドを用意して、受注額を入力できるようにすることと、粗利を計算・可視化するようにしました。これにより、アイテム別の採算が見えるようになりました。ただしプロジェクトとしては、人件費(＝工数)だけでなく、材料費や設備費も含めて採算を見る必要があります。
そこで、「設備費」というアイテムを用意し、その設備費の金額を設定することで、プロジェクト全体のコストがリアルタイムで集計されている状態にしました。これにより、面倒な手集計をしなくても、プロジェクトの採算管理が出来ています。
TimeTracker NXは、プロジェクト・タイムシート・分析などの機能別で、編集や閲覧などの権限を細かく設定できます。
我々は、組織の中での各メンバーの役割・権限をもとに、TimeTracker NXで権限設定をした上で、利用しています。
どのような効果がありましたか?
難易度の高い案件も安定的に利益を確保できるようになった
操作も直感的で開発メンバー全員の正確な工数が積み上がり、案件別のプロジェクト情報をすぐに取得できる状態になりました。
評価・設計から開発までの業務工数を正確に取得でき、案件の原価を横断で可視化し採算管理のデータとして利用しています。
原価を含めたプロジェクト採算の可視化により、プロジェクトの進行中でも採算超過の原因に気づいて対策することで、仕様変更が多いなどの難易度の高い案件も安定的な利益を確保できました。
お客様のコメント
| 業種分類 | 製造業 |
|---|---|
| 事業内容 | 字幕システム、データ放送システムを開発・販売する製造メーカー |
| 導入部署 | システム設計・開発 |
| Webサイト | https://www.lsi-j.co.jp/official/ |
お客様のコメント
テレワークではコミュニケーションの回数だけでなく、得られる情報量も減りますが、TimeTracker NXを導入したことで、メンバーが何をしているのか、どれだけ働いているのかが見えるようになっています。
その中で気になるタスクやアイテムがある場合は、コミュニケーションツールを使って会話で状況を深堀りしてプロジェクトを成功に導いています。
エル・エス・アイ ジャパン株式会社 ICTソリューション本部 藤野様