徹底活用テクニック

割り込み業務が頻繁に発生する場合、その割り込み業務に対応したタスクの準備が間に合わず、暫定で別のタスクとして工数入力せざるを得ない場合があります。このような場合、入力した工数を本来のタスクに付け替える必要がありますが、後から付け替えようとすると暫定のタスクが何であったか分からなくなってしまうことがあります。
このようなときに、暫定のタスクを識別しやすくして漏れがないように付け替える方法を紹介します。
クイックレポート機能でグループ分けを活用すると、特定のタスクのみ色を付けて目立たせることができます。この仕組みを利用して暫定の工数入力分を一目瞭然にしてみましょう。

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  暫定で入力する場合の一つの方法として、例えば「割り込み業務」というタスクを用意します。このタスクで割り込み業務の工数を暫定的に入力しておきます。なお、メモを入力しておくと、後で何の作業であったが思い出しやすくなります。

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  クイックレポートでレポートを作成し、新しいレポート「暫定入力工数」を定義します。右クリックしてメニューから[新しいレポート]を選択します。

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  入力済みのタイムシートから、「割り込み業務」のタスクで入力した実績をクイックレポートペインにドラッグ&ドロップします。

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  「割り込み業務」のタスクの実績だけが色を付けて表示されました。これで確認すれば、工数付け替えの際も簡単に漏れなく確認できます。締め処理のタイミングでも活用できますね。