製品企画・現場改善コラム

プロジェクト管理03 コラム

CAPDoで改善サイクルを回す

プロジェクト管理と言えば、計画を立てて進捗を確認しながら仕事を進めていくだけに留まらず、継続的な改善活動も必要になります。代表的な改善サイクル手法として「PDCA」という言葉はよく知られていますが、「CAPDo(キャップ・ドゥ)」についてはご存知でしょうか?今回は、CAPDoとは一体どのような改善手法なのか、そしてCAPDoとTimeTracker FXの関係について説明したいと思います。

【コラム】栗山 順次 (デンソークリエイト プロジェクトセンター 技術開発室)

プロジェクト管理と言えば、計画を立てて進捗を確認しながら仕事を進めていくだけに留まらず、継続的な改善活動も必要になります。代表的な改善サイクル手法として「PDCA」という言葉はよく知られていますが、「CAPDo(キャップ・ドゥ)」についてはご存知でしょうか?今回は、CAPDoとは一体どのような改善手法なのか、そしてCAPDoとTimeTracker FXの関係について説明したいと思います。

改善サイクル「PDCA」が上手く回らない理由

CAPDoの話をする前に、まずは基本的な考え方となる改善サイクル「PDCA」についてご紹介しましょう。

PDCAとは?

PDCA(ピーディーシーエー)とは、プロジェクト管理や業務における品質や生産管理の改善手法の一つで、品質管理の父と言われるエドワーズ・デミング(W. Edwards Deming)らによって提唱されました。
PDCAの一文字一文字には、次のような意味があります。

PDCAは、この「計画(Plan)」から「実行(Do)」、「評価・分析(Check)」から「改善(Act)」までの四つの活動を一つのサイクルとし、繰り返し行うことで継続的に改善活動を進めようというものです。
このPDCAサイクルは、品質管理や生産管理に留まらず、広く一般の業務改善やプロジェクト改善にも使われています。また、組織レベルでのPDCAもあれば、個人単位でのPDCAもあり、今では業界・業種問わずビジネスマンに広く使われる基本用語になっているのではないでしょうか?

PDCAサイクルを回す難しさ

「PDCAサイクルを回そう!」と改善の取り組み始めたのに、途中で挫折してしまったり、一度きりで終わってしまい続かなかった・・・という経験はありませんか?
実際にPDCAサイクルを回そうとすると、次のような難しさを感じると思います。

  • 多くの場合、「計画(Plan)」でつまずいてしまう
  • 「計画(Plan)」は立てるが、「評価・分析(Check)」や「改善(Act)」に繋がらない
  • 「評価・分析(Check)」や「改善(Act)」をするための実績データ(評価データ)が集まらない
  • 「改善( Act )」と「計画(Plan)」の間の隔たりが大きく、一巡はしても単発で終わってしまう

よくありがちなのは、最初の計画の作成に時間をかけすぎてしまいPDCAのサイクル以前に「P(=Plan)」で力尽きてしまう事です。また、計画ができたとしてもその後の検証フェーズである「C(=Check)」は計測を伴うことになり、その計測活動自体が難しいという問題も挙げられます。さらには、現状の把握無しに計画からスタートするため計画自体に無理が生じ、失敗に終わってしまう可能性も高くなるでしょう。
このように、改善のサイクルを回してこそPDCAの良さがあるのに、計画的にPCDCAを回せるようになるまでは単発または一周さえも回らないことが多く、本来の効果が得られないというのが現場の実情となっています。

CAPDoなら改善サイクルが回り出す

このようにPDCAは非常にシンプルながらも、実際に継続的に改善サイクルを回すには難しいと実感する方も多いと思います。そこで、少しでも改善サイクルが回せるようにと考え出されたのが「CAPDo」という手法です。

CAPDoとは?

CAPDo (キャップ・ドゥ)とは、難度の高い計画を最初に立てるPDCAに対し、PDCAの順番を変えて「C(=Check)」を最初にもってきた改善サイクル手法です。 つまり、改善の前にまず現状の把握を行おうというわけです。

単純に「現状把握・計測(Check)」 から開始するだけでなく、CAPDoでは「改善(Act)」フェーズを“何をすべきかを決定するフェーズ”にあてる場合が多いようです。 この場合、PDCAサイクルにおける「改善(Act)」が“計画と実績の間に生じた乖離の改善”を意味していたのに対し、CAPDoでは“改善方針の立案”を意味することになります。
PDCAでは「改善(Act)」から次の「計画(Plan)」までに大きな隔たりがありサイクルが循環しないという問題がありましたが、CAPDoなら改善立案から施策の計画までの間に連続性がありスムーズに流れます。この違いにより、改善のサイクルが途切れることなく回るようになるのです。

継続性と実践的な改善を重視した「CAPDo」

CAPDoを実際に業務に適用してみると、計画が起点となるPDCAよりも、先に現状把握をして見込みを立てた上で改善案を検討するCAPDoの方が敷居が低く、やりやすいと感じると思います。また、 CAPDoは最初に計画を必要としないので気軽に始めやすく、より素早く改善が開始できるようにもなります。この点はとても重要です。なぜなら、改善のサイクルが短くなればそれだけ改善の成果が早く得られるようになり、次の改善に繋がりやすくなるからです。改善は単発ではなく、継続する(改善のサイクルを繰り返し回す)ことが大切です。敷居の低さとスピーディなサイクルは、この「継続性」に対しても効果的と言えるでしょう。
例えば、手戻りなどの無駄な作業を減らす業務改善や、実績に基づいて見積もりの精度を上げていく見積もり改善のように、短いサイクルで繰り返し行うことに意味のある実践的な改善活動にCAPDoは最適です。私のプロジェクトでもPDCAではなくCAPDoをよく活用していますが、PDCAでは構えてしまって進まなかった改善が、CAPDoを適用し始めてからは徐々にサイクルが回るようになってきました。
CAPDoに限らずですが、改善は小さなものから少しずつチャレンジしていった方が仕組みにも慣れやすく風土が作りやすいと思います。そうして小さなサイクルを少しずつ大きくしていくことが改善活動を現場に根付かせるポイントとなるのです。

TimeTracker FXはCAPDoと相性が良い

CAPDoで改善サイクルを回していくためには、「現状把握・計測(Check)」が重要になります。いかにスピーディーに事実を把握できるかという点と、そのデータの正確さがポイントです。もちろん、改善は継続的に行う活動ですから、計測の負荷がかからないことも大事です。そのためにはツールの支援も必要になります。
特に知識労働者の場合、現状把握のためによく使われるのが工数です。コスト・生産性などの改善においては工数は大変重要なファクターと言えるでしょう。TimeTracker FXは、 「計画を立てなくても、まず事実の把握から始められる」を製品コンセプトに、工数(=知識労働者の事実)を負荷なく正確に計測でき、スピーディーに現状を見える化する機能を備えています。そして、改善の効果も見える化できるので成長の喜びを実感でき、その結果改善活動が自然と活発化します。このような点から、短いサイクルで継続的に改善活動を回すCAPDoを進める上で、TimeTracker FXは非常に相性の良い支援ツールと言えます。

改善活動が続かないとお悩みの方は、TimeTracker FXで現状把握から始めてはいかがでしょうか?

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