製品企画・現場改善コラム

工数管理01 コラム

プロジェクト管理ツールとExcelの違いとは?

プロジェクトを推進する現場では、Excelでプロジェクト管理を行うケースが多いのではないでしょうか?
今回は、Excelをプロジェクト管理に利用した場合、特にスケジュール管理に絞った場合の問題点について
TimeTracker FXの企画・開発・改善を推進する栗山氏に聞きました。

【インタビュー】 栗山 順次  デンソークリエイト プロジェクトセンター技術開発室

日本人にとって使いやすいプロジェクト管理ツールは少ない。仕方なくExcelを使う実状。

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そもそも、何故日本ではExcelをプロジェクト管理に利用する企業が多いのでしょうか?

栗山

まず、プロジェクト管理ツールを使うという考え自体がまだ日本にあまり浸透していないのもありますが、そもそも主流の製品が欧米的で日本人の細やかなプロジェクト管理方法に合わず使いにくいという理由もあると思います。ある市場調査の結果では、実に7割がプロジェクト管理にExcelを使用しているというデータもあり、プロジェクト管理ツールへのニーズはあっても適当なツールがないので仕方なくExcelで管理しているという実状がうかがえます。

Excelは飽くまでも表計算ソフト。

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Excelを使ってプロジェクト管理を行う場合、どんな問題点がありますか?

栗山

Excelは大変便利なツールですし、皆さんも毎日のようにさまざまな用途で活用していると思います。しかし、Excelは表計算ソフトです。プロジェクト管理ツールとして作られているわけではないので、例えばこんな問題があげられます。

  • 初期に計画を立案するには良いが、計画変更に弱い。
  • タスク間の作業順序を表現できない。
  • ガントチャートは単なるお絵かきレベルになる。
  • メンバの負荷状況が見えない。
  • プロジェクト規模(人数・タスクの量や期間)が大きくなると運用が困難になる。
  • 複数のプロジェクトを横断的に見える化できない。
  • 計画視点では良いが実績の記録・収集や計画との差分の表示が面倒。

Excelでプロジェクト管理をされている方は思い当たる悩みが多いのではないでしょうか? もちろん、Excelでもマクロなどを駆使すればある程度解消できることもあるとは思いますが、やはり限界があると思います。

計画を立てるだけならExcelで間に合わせられる。

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Excelによる管理でも問題ない場合もありますか?

栗山

計画を立てるだけの比較的小規模なプロジェクト管理であればExcelでも間に合わせられると思います。
ただ、問題は計画変更です。私も過去にはいろいろと苦労や工夫をしながらExcelでガントチャートを表現したり、スケジュールを立てたりすることがありました。しかし、最初は良いのですが、更新の手間から最初の計画からなかなか変更できず、結局事実とかい離してしまうという結果に終わっていました。

Excelの弱点は実績集め。“事実を知り、計画に反映する”プロジェクト管理には不向き。

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プロジェクト管理をする上で、Excelが一番苦手とするのはどんな点ですか?

栗山

プロジェクトは複数人で行うものです。私はプロジェクト管理をしていく上で重要な点は、計画だけでなく実績(事実)を集め、それを次の計画にフィードバックしていくことだと思います。そういったフィードバックループの繰り返しがプロジェクトを進めていく上で大切です。
その点からも「事実を知る」ことは大前提です。Excelでプロジェクト管理をしていく上で最も弱い点といえばこの実績集めに尽きるでしょう。計画と比較・分析するためにExcelに実績を集めようと思うと、自分で入力するのは面倒ですし、複数メンバに依頼している作業ならなおさら大変です。横断的なプロジェクト管理が必要であったり、“事実を知り、計画に反映する”プロジェクト管理の場合にはプロジェクト管理ツールの手助けが必要になります。

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では、プロジェクト管理ツールがExcelより優れている点は、具体的にどんなところでしょう。

栗山

一言で「プロジェクト管理ツール」といってもスケジュールを計画するだけに絞ったプロジェクト計画ツールから、課題管理ができるもの、成果物のデータを保存できるようなシステムまでさまざまですが、スケジュールを計画し、進捗管理するようなプロジェクト管理ツールでは大体次のような機能があります。

  • タスクのツリー構造(WBS)を定義し、論理的に作業を整理できる。
  • タスク間の作業順序を設定し、スケジューリングできる。
  • スケジュールをガントチャートで直感的に表示・編集できる。
  • メンバの負荷状況がグラフ等で簡単に確認できる。
  • 複数メンバでのプロジェクトの閲覧や編集が容易にできる。
  • 複数のプロジェクトの状況を簡単に見える化できる。
  • 実績データを収集して集計・分析したりガントチャートに表示できる。

このようにしっかりとプロジェクト管理をしていくような局面で、一般的なプロジェクト管理ツールは優れていると思います。

「実績工数から事実を知り、改善を支援する」という発想。

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TimeTracker FXにもそういった機能は備わっていますよね。一般的なプロジェクト管理ツールとの違いはどういった部分でしょうか?

栗山

そうですね、TimeTracker FXにも先ほど述べたようなプロジェクト管理ツールの機能はすべて搭載していますが、一番の大きな違いは実績(事実)を集めること、特に工数データの収集が大変容易なことです。
一般的なプロジェクト管理ツールは計画が重視され、実績(特に工数)を集めるような機能は存在しないか、オマケとなっている場合が多いです。その点TimeTracker FXは実績にも重点を置いています。「実績工数から事実を知り、その結果から仕事のやり方やコスト、品質などの改善を支援する」という発想がTimeTracker FXの根底にあるからです。そのため、誰でも簡単に工数管理が始められ、また毎日続けられるよう工夫がなされています。

Excelとプロジェクト管理ツールを適材適所で活用。

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最後に、結局のところExcelでプロジェクト管理をするのは間違いなんでしょうか?

栗山

いえ、ExcelにはExcelの良さもあります。Excelはスケジューリングは不得手ですが、帳票ツールとしては大変優秀ですから、私たちもプロジェクトのさまざまな局面で利用しています。
例えば、全体の計画書はExcelでまとめても良いでしょう。プロジェクトのゴール、目的や顧客との合意事項、リスクや成果物の一覧などはExcelに記述して関係者と合意します。その上で、スケジューリングや進捗管理はプロジェクト管理ツールで行うイメージです。他にも、毎週の進捗報告をExcelの共通フォーマットで提出するようなこともよくありますよね。
このように、プロジェクト管理においてはExcelとプロジェクト管理ツールにはそれぞれの得意・不得意があるので、お互いを適材適所で活用していくことがポイントだと考えます。

そういったニーズに応えるために、 TimeTracker FXの製品開発・改善においては、Excelとの相互データ連携機能を常に磨いてきました。TimeTracker FXなら、これまでExcelでプロジェクト管理を行ってきた企業様でも簡単にツールに移行でき、Excelとプロジェクト管理ツールを共存活用することができます。

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